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Quelles sont les fonctionnalités principales de One Drive ?

Vous vous êtes toujours demandé qu’est-ce que OneDrive ? Eh bien Microsoft OneDrive est une plateforme de stockage cloud relativement simple très utilisé par les petites entreprises et autres. Il s’agit d’un outil efficace pour votre travail personnel, mais aussi pour les différentes collaborations avec les partenaires. Il offre plusieurs fonctionnalités très avantageuses et bien sûr très appréciées qu’il convient de connaître. 

Les dossiers et le partage de documents/dossiers

Les dossiers sont probablement le point central et la partie la plus utilisée de OneDrive. Il s’agit de l’endroit où vous verrez tous les dossiers et fichiers stockés et il est possible de les consulter qu’ils soient privés ou partagés. Cet endroit peut être perçu comme une librairie SharePoint personnelle, où se trouvent tous vos dossiers enregistrés. En effet, l’outil OneDrive possède une gestion de document similaire à celle de SharePoint.  

La partie partage de documents est là où il est possible de voir les documents partagés avec d’autres personnes. Elles peuvent être internes et externes à l’entreprise. De même, dans les documents partagés vous avez accès aux documents qui vous ont été partagés par une personne tierce. Grâce à la bibliothèque de partage de votre OneDrive, vous n’aurez pas besoin d’aller chercher le courrier dans lequel votre collaborateur vous a partagé le lien ou le document. Découvrez-en plus sur onedrive avantages et inconvénients en visitant ce site.

Les bibliothèques partagées et la barre de recherche

L’outil OneDrive se base sur un concept de partage de documents qui vous offre la possibilité d’accéder aux bibliothèques documents. Notez toutefois que pour cela, vous devez avoir la permission d’accéder à toutes les bibliothèques SharePoint. Néanmoins, vous avez aussi la possibilité de naviguer dans les bibliothèques de documents dans SharePoint.  

La barre de recherche quant à elle est essentielle pour retrouver un document parmi l’ensemble de vos fichiers. Elle vous est très utile pour rechercher un document particulier ou un fichier. Cela peut être aussi bien dans votre bibliothèque personnelle OneDrive que dans les sites SharePoint auxquels vous avez accès. 

Il faut dire que cette fonctionnalité est très pratique, car cela vous évite de perdre un temps considérable à chercher un document urgent. Il suffit de connaître le nom du fichier pour le retrouver assez rapidement. 

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La restriction de l’accès au contenu partagé et corbeille

Lorsque vous travaillez sur des fichiers avec d’autres personnes, il y a des possibilités qu’ils téléchargent et gardent des copies hors ligne. Cela pourrait être fâcheux s’il s’agit des données sensibles, pour éviter cette situation Microsoft a lancé une fonctionnalité innovante. En effet, elle permet de préciser si d’autres utilisateurs peuvent ou non télécharger des documents partagés. Sans un consentement préalable, ces fichiers ne peuvent être accédés et regardés qu’en utilisant un navigateur Web.

L’outil OneDrive offre également une fonctionnalité intéressante qu’est la corbeille. Cela peut s’avérer très utile s’il vous arrive de supprimer un fichier ou un document par mégarde. En effet, il vous est offert de pouvoir restaurer le fichier ou le document supprimé en vous rendant dans la corbeille. Notez toutefois que vous aurez 93 jours pour restaurer le document sinon il sera supprimé. Il est également bien de savoir que l’administrateur peut décider de la durée de disponibilité des fichiers dans la corbeille.  

OneDrive offre des fonctionnalités très intéressantes à découvrir si vous ne les connaissez pas.